Informe de gastos de empleados: guía de uso en Excel
Reúne gastos, recorridos en millas y comprobantes para solicitar su reembolso. La organización empieza por conservar registros consistentes y distinguir los datos que introduces de los resultados calculados.
La plantilla informe de gastos de empleados permite trabajar con ese registro en Excel. Los datos del archivo son ejemplos: sustitúyelos por los tuyos antes de interpretar los resultados.
Antes de completar el archivo
Guarda una copia para el período o proyecto que vas a registrar. Revisa la pestaña Cómo usar y localiza las celdas de entrada de color verde claro; conserva las fórmulas de las celdas calculadas. Si trabajas con importes, utiliza una sola moneda de forma consistente. El archivo no convierte monedas salvo cuando tiene un campo específico de tipo de cambio.
Cómo organizar el registro
1. Completa la persona, el departamento, el responsable, el motivo y el período del informe.
2. Introduce la tarifa por milla que corresponda a tu empresa y cualquier anticipo recibido.
3. Registra fecha, categoría e importe de cada gasto. Para recorridos en vehículo propio, elige Millas recorridas e introduce la distancia en millas.
4. Indica si hay comprobante. Los totales, el resumen por categoría y el saldo a reembolsar se calculan.
5. Imprime o exporta a PDF, firma el informe y adjunta los comprobantes.
Ejemplo y comprobaciones
Un recorrido de 20 millas con tarifa de US$ 0,70 genera US$ 14. El archivo utiliza millas, no kilómetros. La tarifa es editable y debe corresponder a la política de reembolso de tu empresa y al período del informe.
US$ 0,70 por milla es un valor de ejemplo editable del archivo. Sustitúyelo por la tarifa aplicable a tu empresa y período.
Antes de compartir el resultado, comprueba una fila con tus documentos originales y revisa los totales. Distingue las estimaciones de los datos confirmados y guarda una copia fechada para conservar el historial. Las celdas de ejemplo no representan información de tu organización.
Puedes consultar las capturas, las funciones y el precio en la página de informe de gastos de empleados. La descarga corresponde a la edición española del archivo.
